การพัฒนาระบบ HRIS ให้เป็นลักษณะของ Web Service

ระบบ HRIS (Human Resource Information System) คือ กลุ่มของระบบงานที่ประกอบด้วยฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ ที่ทำหน้าที่รวบรวม ประมวลผล วิเคราะห์ จัดเก็บและกระจายข้อมูล ข่าวสาร รายงาน ที่มีความถูกต้อง รวดเร็ว ตรงเวลาให้กับผู้ใช้เพื่อนำไปวิเคราะห์ สนับสนุนการตัดสินใจ การปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจ การควบคุมการบริหารทรัพยากรมนุษย์ภายในองค์กร และการปรับเปลี่ยนวิสัยทัศน์ในการบริหารงานของผู้บริหารในส่วนที่เกี่ยวข้องกับทรัพยากรมนุษย์ทั้งในปัจจุบันและอนาคต โดยโปรแกรมสำเร็จรูปที่มีการนำเข้าจากต่างประเทศ เช่น PeopleSoft, Oracle, SAP เป็นต้น เป็นโปรแกรมที่พัฒนาขึ้นให้สอดคล้องกับความต้องการทั่วโลก

ระบบ HRIS อาจจะประกอบด้วยระบบย่อย ๆ ดังนี้
- ระบบงานวางแผนกาลังคน (Man Power Planning)
- ระบบงานทะเบียนประวัติ (Central Database)
- ระบบการตรวจสอบเวลา (Time Attendance)
- ระบบงานดานการคำนวณเงินเดือน (Payroll)
- ระบบประเมินผลการปฏิบัติงาน (Performance Evaluation)
- ระบบงานพัฒนาและฝึกอบรมบุคลากร (Training and Development)
- ระบบงานสวัสดิการต่าง ๆ (Welfare)
- ระบบการสรรหาบุคลากร (Recruitment)

การพัฒนา HRIS ให้เป็นลักษณะของ Web Service สามารถทำได้ดังนี้
ยกตัวอย่าง 5 Module ตามภาพประกอบ

ระบบสรรหาบุคลากร : e-Recruitment กระบวนการในการจัดหาหรือสรรหาอัตรากำลังคนอย่างมีประสิทธิผลและมีความรวดเร็ว โดยผ่านทางฐานข้อมูลที่ครอบคลุมซึ่งมีข้อมูลของผู้มีความสามารถทั้งภายใน และ ภายนอกองค์กร เช่น เชื่อมต่อกับเว็บ Jobdb.com เป็นต้น มีการตั้งค่าการแจ้งเตือนให้ทราบได้โดยทันที และกรองข้อมูล เพื่อให้ระบุการจับคู่ที่มีความเป็นไปได้ที่สุดสำหรับการเปิดรับพนักงานใหม่ อีกทั้งยังช่วยปรับปรุงความร่วมมือระหว่างแผนกทรัพยากรบุคคลกับผู้จัดการส่วนงานที่ว่าจ้างพนักงานนั้นด้วย โดยผ่านทางวิธีการที่คำนึงถึงการแจ้งความต้องการด้านทรัพยากรในด้านกระบวนการทำงาน
ระบบจัดการเวลา : e-Time กระบวนการติดตามการเข้าปฏิบัติงานในแต่ละวันของพนักงาน การมาสาย การขาดงาน การทำงานล่วงเวลา และเงินช่วยเหลือ และการหักลดที่เกี่ยวกับการเข้าปฏิบัติงานซึ่งจะเชื่อมต่อแบบอัตโนมัติกับระบบสแกนลายนิ้วมือ และนาฬิกาบันทึกการเข้าทำงาน การเลิกงานแบบอิเล็กทรอนิกส์อื่นๆ ที่ใช้โดยฝ่ายบริหารในฐานะที่เป็นเครื่องมือในเชิงรุกสำหรับการกำหนดเวลาปฏิบัติงานของแผนก สำหรับใช้การปันส่วนต้นทุนค่าใช้จ่ายในด้านทรัพยากรต่างๆ และการวิเคราะห์ผลการปฏิบัติงาน
ระบบการจัดการการลาออนไลน์ : e-Leave กระบวนการที่พนักงานสามารถลาผ่านระบบออนไลน์ และหัวหน้าอนุมัติผ่านมือถือได้ จัดการข้อมูลสารสนเทศด้านการลาหยุด ออกของพนักงานลูกจ้างแต่ละคน คำขอลาหยุด ออก การอนุมัติ จะสามารถดำเนินการได้ง่าย ไม่ยุ่งยากโดยผ่านทางระบบ ออนไลน์ ซึ่งรวมอยู่กับ ระบบจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ (email system) ซึ่งจะให้ข้อมูลเป็นแบบ real time เพื่อส่งต่อให้กับผู้จัดการสายการบังคับบัญชา และส่งให้กับแผนกทรัพยากรบุคคล (HR Department)
ระบบจัดการการฝึกอบรม : e-Training กระบวนการบริหารจัดการด้านการแจ้งความต้องการและงบประมาณในการฝึกอบรมสำหรับทุกแผนกงาน การจัดเก็บรักษาข้อมูลเกี่ยวกับการอบรมต่างๆ ที่จัดให้แก่พนักงาน โดยผ่านทางหลักสูตรต่างๆ ทั้งภายใน ภายนอก การเข้าร่วมอบรม ความสำเร็จในการจัดอบรม ซึ่งเชื่อมต่อกับระบบบริหารจัดการผลการปฏิบัติงานสำหรับสอบทานงานที่แล้วเสร็จในปีนั้นๆ และข้อมูลสารสนเทศที่สามารถนำมาใช้งานในการตัดสินใจได้
ระบบประเมินผลงาน : e-Performance กระบวนการประเมินสามารถที่จะกำหนดข้อมูลประวัติของแต่ละคนภายในแต่ละแผนก การประเมินรายบุคคล การให้คะแนนทั้งหมดและข้อเสนอแนะในการปรับปรุง โดยเชื่อมต่อกับการจัดทำเงินเดือนค่าจ้าง การอบรม และฐานข้อมูลพนักงาน ช่วยงานแผนกทรัพยากรบุคคลได้อย่างมีประสิทธิผล